Zpracování dat v souvislosti s náborem pracovníků lze bezpochyby provádět pouze na základě souhlasu a po dobu, se kterou kandidát souhlasí . Neomezená doba nebo neurčitě stanovená doba může být Úřadem pro ochranu osobních údajů vyhodnocena v rozporu s principem transparentního jednání.
V praxi tak může být problematická retence dat , tedy doba jejich uchování. Zaměstnavatelé totiž často uchovávají veškerá data v jedné složce zaměstnance. Ty pak s určitým odstupem od ukončení pracovního poměru archivují jako celek, aniž by rozlišovali specifické lhůty pro jednotlivé procesy zpracování. Např. uchování údajů z životopisu po dobu 30 let bude většinou těžko ospravedlnitelné, na rozdíl od mzdových listů nebo účetních záznamů o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, kde je doba uchování stanovena přímo zvláštním zákonem. Zaměstnavatel by měl při skončení pracovněprávního vztahu zlikvidovat ty osobní údaje, které nejsou z hlediska účelu již potřebné. Dále se může jednat např. o kopie osobních dokladů, informace o čerpání zaměstnaneckých bonusů či jiné obdobné dokumenty. Obecně použitelný výčet dokumentů neexistuje a pro konkrétní případ by jej měl po analýze stanovit interní předpis, např. skartační řád.
